مدیریت دانش | استاندارد ملی 10568

خلاصه استاندارد ملی INSO 10568 سال 1399

سیستم های مدیریت دانش - الزامات

هدف از تدوین این استاندارد تعیین الزامات و ارائه راهنمایی هایی برای پایه گذاری، اجرا، نگهداری، بازنگری و بهبود یک سیستم مدیریت اثر بخش برای مدیریت دانش در سازمانها است. همه الزامات این استاندارد برای همه سازمانها، صرف نظر از نوع یا اندازه یا محصولات و خدماتی که ارائه می دهند کاربرد دارد.

برای استقرار سیستم مدیریت دانش در سازمان شما، از راه های زیر با ما در تماس باشید.

تلفن: 07132322857 - 09129381912

ایمیل: info@isosoraya.com

درک سازمان و زمینه آن

سازمان باید موضوعات درون سازمانی و برون سازمانی را که مرتبط با مقصود سازمان هستند و توانایی سازمان را در رسیدن به دستاورد)های) موردنظر در سیستم مدیریت دانش تحت تأثیر قرار می دهند، تعیین کند. دستاوردهای سیستم مدیریت دانش ، ابزاری برای رسیدن به دستاوردهای سازمانی هستند، و به خودی خود هدف نهایی نیستند.

درک نیازها و انتظارات طرف های ذینفع (ذینفعان)

سازمان باید موارد زیر را تعیین کند:

- طرف های ذینفع مرتبط با سیستم مدیریت دانش ؛

- الزامات مربوط به این طرف های ذینفع.

این الزامات باید با اولویت بندی حوزه های اصلی و زمینه های مرتبط با سازمان و سیستم مدیریت دانش

تحلیل شود.

تعیین دامنه شمول سیستم مدیریت دانش

سازمان باید محدوده و قابلیت کاربرد سیستم مدیریت دانش را برای پایه گذاری دامنه شمول آن تعیین کند. در داخل این دامنه شمول و با توجه به مقصود سازمانی، سازمان باید حوزه های دانشی را که بیشترین ارزش را برای سازمان و طرف های ذینفع آن دارد

و سیستم مدیریت دانش بهتر است در آن حوزه ها اعمال شود، را تعیین، ارزشیابی و اولویت بندی کند.

توسعه دانش

سازمان باید نشان دهد که سیستم مدیریت دانش فعالیت های زیر را، برای مدیریت کردن دانش به گونه ای

اثربخش درتمام مراحل توسعه دانش از طریق فعالیت ها و رفتارهای نظام مند، پشتیبانی از اهداف سیستم

مدیریت دانش و پوشش حوزه های اولویت بندی شده دانش، پوشش می دهد:

الف- دریافت دانش جدید: یعنی فراهم آوردن دانشی برای سازمان که قبلا درون سازمان ناشناخته یا غیرقابل دسترس بوده است.

ب- به کاربردن دانش جاری: یعنی اثربخش کردن دانش و یکپارچه سازی دانش مرتبط و موجود در سازمان به منظور اینکه امکان اقدامات و تصمیم گیری بهبود یافته تر فراهم شود.

پ- حفظ دانش جاری: یعنی حفاظت از سازمان در برابر خطرات از دست رفتن دانش .

ت- رسیدگی به دانش منسوخ یا نامعتبر: یعنی حفاظت از سازمان دربرابر انجام فعالیت اشتباه یا ناکارآمد در نتیجه استفاده از دانش نامتناسب با زمینه فعلی سازمان.

انتقال و تبدیل دانش

سیستم مدیریت دانش سازمانی باید شامل فعالیت ها و رفتارهایی باشد که از انواع مختلف جریان های دانش

از طریق فعالیت ها و رفتارهای نظام مند، پشتیبانی از اهداف سیستم مدیریت دانش و پوشش حوزه های

اولویت بندی شده دانش، پشتیبانی کند:

الف- تعامل انسانی: تبادل و خلق مشترک دانش از طریق مکالمه ها و تعاملات بین افراد، تیم ها و در سطح سازمان.

مثالها: جلسات تبادل تجربه، جلسات طوفان فکری، تیم های همکاری، کافه های دانش /جهانی، تحویل شیفت، طرح ریزی برای جانشین پروری، استاد و شاگردی ، معنابخشی، روایت گری.

ب- ارائه: در دسترس گذاشتن دانش از طریق نمایش ، ضبط کردن، مستندسازی و/یا رمزگذاری.

مثالها: طراحی یا نوشتن روشهای اجرایی و راهنماها، ضبط درس ها، ثبت تحویل شغل، رهبری از طریق الگو بودن.

پ- ترکیب: تلفیق، اصلاح، رسمی سازی، ساختاردهی یا طبقه بندی دانش رمزگذاری شده، در دسترس گذاشتن و قابل دستیابی کردن دانش .

مثالها: دسته بندی و رده بندی، برچسب گذاری، خلاصه سازی و ساختاردهی محتوا، بروزرسانی دانش به دست آمده.

ت- درونی سازی و یادگیری: بازنگری، ارزیابی و جذب دانش و استفاده از آن در عمل.

مثالها: جستجو کردن و یافتن دانش ، مرور قبل از اقدام، خلاصه سازی، چک لیست ها، استفاده از شبیه سازی، آماده سازی اولیه کارکنان، یادگیری الکترونیک )آموزش مجازی(، شغل در سایه.

توانمند سازهای مدیریت دانش

سیستم مدیریت دانش سازمانی برای این که یک سیستم مدیریت دانش اثربخش ایجاد کند باید تمام اجزای

توانمندسازهای زیر را شامل شده و آنها را یکپارچه سازد. این کار باید از اهداف سیستم مدیریت دانش پشتیبانی کند و حوزه های دانش اولویت بندی شده را پوشش دهد:

الف- سرمایه انسانی: نقش ها و مسئولیتها، شامل همه افراد صاحب نفع سیستم مدیریت دانش ؛ حصول

اطمینان از اینکه مدیریت دانش درون سازمان تشویق می شود.

ب- فرایندها: فعالیت های تعریف شده دانش که درون فرایندهای سازمانی تعریف و گنجانده می شود

و شامل روش های اجرایی، دستورالعمل ها، روش ها و معیارها است .

پ- فناوری و زیرساخت: کانال های دیجیتال، فضای کاری مجازی و فیزیکی و ابزارهای دیگر.

نمونه توانمندسازها شامل برنامه های کاربردی تلفن همراه، درگاه ها، ویکی ها، موتورهای جستجو، رایانش ابری، پلتفرم های داده های بزرگ، فضاهای کاری مشترک، فضاهای ملاقات غیر رسمی است.

ت- حکمرانی :راهبرد، انتظارات و ابزارهای اطمینان از کارکرد سیستم مدیریت دانش به طور هم راستا

است.

ث- فرهنگ مدیریت دانش: رفتارها و هنجارهای مربوط به اشتراک گذاری، یادگیری از اشتباهات.

راهبری و تعهد

مدیریت رده بالا باید با روش های زیر، راهبری و تعهد را با توجه به سیستم مدیریت دانش نشان دهد:

- پرورش ارزش های سازمانی که اعتماد را به عنوان یک عامل کلیدی برای مدیریت دانش ارتقا می دهد.

- حصول اطمینان از اینکه خط مشی مدیریت دانش و اهداف مدیریت دانش پایه گذاری شده اند، و با

اهداف راهبردی سازمان منطبق و هم راستا هستند و قابلیت ارزشیابی دارند.

- حصول اطمینان از اینکه الزامات سیستم مدیریت دانش با فرایندهای کسب وکار و پروژه سازمان

یکپارچه هستند.

- حصول اطمینان از اینکه منابع مورد نیاز برای سیستم مدیریت دانش در دسترس هستند.

- مدیریت فرایند تغییر به سمت پذیرش و کاربرد سیستم مدیریت دانش ، و به سمت ایجاد فرهنگی که

به مدیریت دانش ارزش می دهد، از آن پشتیبانی می کند و آن را توانمند می سازد.

- حصول اطمینان از اینکه سیستم مدیریت دانش به دستاوردهای موردنظر خود دست می یابد.

- هدایت، انگیزش، تشویق، توانمندسازی و پشتیبانی از اشخاص برای مشارکت در اثربخشی سیستم

مدیریت دانش

- ترویج بهبود مداوم سیستم مدیریت دانش

خط مشی

مدیریت رده بالا باید یک خط مشی مدیریت دانش را پایه گذاری کند که:

الف- متناسب با مقصود سازمان باشد؛

ب- چارچوب و اصول راهنمایی برای تنظیم، بازنگری و رسیدن به اهداف مدیریت دانش ایجاد کند؛

پ- شامل تعهد برای برآورده کردن الزامات قانونی قابل کاربرد و سایر الزامات باشد؛

ت- انتظاراتی برای همه کارکنان با توجه به استفاده از سیستم مدیریت دانش تعیین کند و فرهنگی را

ایجاد کند که به دانش بها می دهد؛

ث- شامل تعهد به بهبود مداوم سیستم مدیریت دانش باشد؛

ج- توازن بین به اشتراک گذاری دانش و حفاظت از دانش را مدیریت کند.

خط مشی مدیریت دانش باید:

- به عنوان اطلاعات مدون در دسترس باشد؛

- در درون سازمان اطلاع رسانی، درک و به کار گرفته شده باشد؛

- به طورمناسب، برای طرف های ذینفع در دسترس باشد.

نقش ها، مسئولیت ها و اختیارات

مدیریت رده بالا باید اطمینان حاصل کند که مسئولیت ها و اختیارات نقش های مرتبط در سیستم مدیریت

دانش تعیین و درون سازمان و در صورت لزوم به ذینفعان بیرونی اطلاع رسانی شده است.

مدیریت رده بالا باید برای موارد زیر مسئولیت و اختیار تعیین کند:

الف- حصول اطمینان از اینکه سیستم مدیریت دانش با الزامات این استاندارد انطباق دارد؛

ب- حصول اطمینان از مشارکت دادن افراد و کاربرد اثربخش سیستم مدیریت دانش درسازمان؛

پ- گزارش دادن در مورد عملکرد سیستم مدیریت دانش به مدیریت رده بالا.

طرح ریزی

سازمان باید موارد زیر را طرح ریزی کند:

الف- اقدامات برای مدنظر قراردادن ریسک ها و فرصت ها؛

ب - اقدامات را در فرایندهای سیستم مدیریت دانش خود یکپارچه و پیاده سازی کند؛

اهداف مدیریت دانش و طرح ریزی برای تحقق آنها

سازمان باید اهداف مدیریت دانش را در کارکردها و سطوح مرتبط پایه گذاری کند.اهداف مدیریت دانش باید:

الف- در خدمت نیازهای کسب وکار باشد و با اهداف کسب وکار هم راستا باشد .

ب- الزامات اولویت بندی شده طرف های ذینفع را برآورده کند.

پ- با خط مشی مدیریت دانش سازگار باشد؛

ت- الزامات قابل کاربرد را در نظر داشته باشد؛

ث- برحسب منافع و اثرات، قابل اندازه گیری باشد )در صورت کاربرد(؛

ج- پایش شود؛

چ- اطلاع رسانی شود؛

ح- در حد مناسب بروزرسانی شود.

پشتیبانی

سازمان باید منابع )برای مثال تأمین مالی، نیروی کار، فناوری، تعهد مدیریت( مورد نیاز برای پایه گذاری،

پیاده سازی، نگهداری، اندازه گیری، گزارش دهی و بهبود مداوم سیستم مدیریت دانش را تعیین کند و ارائه

نماید.

شایستگی

سازمان باید:

شایستگی لازم شخص )اشخاصی( که تحت کنترل سازمان کار می کنند و بر عملکرد دانش اثرگذار هستند را تعیین کند؛

آگاهی

اشخاصی که تحت کنترل سازمان و دیگر طرف های ذینفع کار می کنند، درجای مرتبط، باید از موارد زیر

آگاهی داشته باشند:

- خط مشی مدیریت دانش ؛

- میزان همکاری و پاسخگویی نسبت به اثربخشی سیستم مدیریت دانش ، که شامل منافع عملکرد

بهبود یافته دانش می شود؛

- پیامدهای ضمنی عدم انطباق با الزامات سیستم مدیریت دانش .

تبادل اطلاعات

سازمان باید اطلاع رسانی درون سازمانی و برون سازمانی مرتبط با سیستم مدیریت دانش را تعیین کند که

شامل موارد زیر است:

- چه چیزی را اطلاع رسانی خواهد کرد؛

- چه زمانی اطلاع رسانی می کند؛

- به چه کسی اطلاع رسانی می شود؛

- چگونه اطلاع رسانی می شود.

اطلاع رسانی همه مراحل را در بر می گیرد، شامل ساخت سیستم مدیریت دانش ، مدیریت تغییراتی که باید

اضافه شود و تقویت استفاده و به اشتراک گذاری.

عملیات

سازمان باید فرایندهای مورد نیاز برای برآورده کردن الزامات را طرح ریزی، پیاده سازی و کنترل نماید و

اقدامات تعیین شده را توسط موارد زیر پیاده کند:

- پایه گذاری معیارها برای فرایندها؛

- کنترل فرایندها برطبق معیارها؛

- نگهداری اطلاعات مدون به میزان لازم که اطمینان حاصل شود فرایندها به گونه ای اجرا می شوندکه طرح ریزی شده اند.

ارزشیابی عملکرد

سازمان باید موارد زیر را تعیین کند:

- چه چیزی نیازمند پایش و اندازه گیری است. این کار شامل اندازه گیری انطباق با الزامات این

استاندارد و شواهد ارزش افزوده شده به ذینفعان مرتبط است؛

- روش های پایش ، اندازه گیری، تحلیل و ارزشیابی، در صورت لزوم، برای حصول اطمینان از نتایج

معتبر؛

- چه زمانی باید پایش و اندازه گیری انجام شود؛

- چه زمانی باید نتایج پایش و اندازه گیری تحلیل و ارزشیابی شوند.

سازمان باید اطلاعات مدون مناسب را به عنوان شاهد نتایج نگهداری کند.

سازمان باید عملکرد دانش و اثربخشی سیستم مدیریت دانش را ارزشیابی کند.

ممیزی داخلی

سازمان باید ممیزی های داخلی را در بازه های زمانی طرح ریزی شده اجرا کند تا اطلاعاتی ارائه دهد.

الف- با موارد زیر انطباق دارد:

- الزامات سازمان برای سیستم مدیریت دانش خود؛

- الزامات این استاندارد؛

ب- به گونه ای اثربخش پیاده سازی و نگهداری می شود.

بازنگری مدیریت

مدیریت رده بالا باید سیستم مدیریت دانش سازمان را در بازه های زمانی طرح ریزی شده مورد بازنگری قرار دهد تا از تداوم تناسب، کفایت و اثربخشی آن اطمینان حاصل کند.

بازنگری مدیریت باید شامل ملاحظات زیر باشد:

الف- وضعیت اقدامات بازنگری های قبلی مدیریت؛

ب- تغییرات در موضوعات بیرونی و داخلی که به سیستم مدیریت دانش مرتبط باشد؛

پ- اطلاعات درخصوص عملکرد مدیریت دانش؛

ت- فرصت های بهبود مداوم.

بروندادهای بازنگری مدیریت باید شامل تصمیم های مرتبط با فرصت های بهبود مداوم و هرگونه نیاز به

تغییر در سیستم مدیریت دانش باشد.

سازمان باید اطلاعات مدون را به عنوان شاهدی از نتایج بازنگری های مدیریت نگهداری کند.

عدم انطباق و اقدام اصلاحی

هنگامی که یک عدم انطباق رخ می دهد، سازمان باید:

الف- به عدم انطباق واکنش نشان دهد و در صورت لزوم:

اقدامی را برای کنترل و اصلاح آن و یادگیری از آن انجام دهد و به تبعات رسیدگی کند؛